Tietosuojaseloste
Tässä selosteessa on eurooppalaiseen tietosuoja-asetukseen (GDPR) liittyvää tietoa asiakkaillemme. Pidätämme oikeuden tietosuojaselosteen muutoksiin.
Rekisterinpitäjä
Länkivet Oy
Y-tunnus
Ensintie 3, 35300 Orivesi as
p. 040 966 5574
lankivet [at] gmail [dot] com (lankivet[at]gmail[dot]com)
Rekisteriasioista vastaava henkilö:
Anne Heikkilä
anne [dot] heikkila [at] sell [dot] fimnet [dot] fi (anne[dot]heikkila[at]sell[dot]fimnet[dot]fi)
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Eläinlääkärissä henkilötietoja tarvitaan asioinnin yhteydessä palvelun toteuttamiseksi eikä hoitoa ja muuta palvelua voida toteuttaa ilman näiden henkilötietojen antamista. Henkilötietoja käsitellään ehdottoman luottamuksellisesti. Eläinlääkärillä on lain mukaan salassapitovelvollisuus, joka säilyy myös ammattiharjoittamisen päätyttyä (Laki eläinlääkärin ammatin harjoittamisesta 29/2000). Sähköisen viestinnän palveluista säädetään erikseen laissa 917/2014.
Käsittelemme henkilötietoja seuraaviin tarkoituksiin: asiakaspalvelu, laskutuksen mahdollistaminen, asiakassuhteen hoitaminen, lakisääteisten potilasasiakirjoten tallentaminen (Laki eläinten lääkitsemisestä 387/2014 ja MMM: asetus 6/EEO/2000), lääkemääräyksien kirjoittamiseen sekä luovuttamiseeen (EU:n eläinlääkeasetus (EU) 2019/6 artikla 105), viestinnnän ja markkinoinnin hoitaminen, toteuttaminen ja seuranta sekä liiketoiminnan kehittäminen ja suunnittelu.
Rekisterin tietosisältö
Potilasrekisteriin kerätään asiakkaan etu – ja sukunimi, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite, asiakasnumero ja tarvittaessa henkilötunnus, jos maksu palvelusta suoritetaan kokonaan tai osittain laskulla. Lisäksi rekisteriin kerätään tietoja asiakkaan lemmikeistä ja käyntihistoriasta terveyden ja sairauksien hoitoa varten.
Potilasrekisterin lisäksi asiakastieto on tallennettu klinikakalla oleville laitteille seuraavasti:
- Röntgen- ja hammasröntgenkuvat sisältäen asiakkaan ja eläimen nimi
- ultraäänilaitteella ultraäänikuvat sisältäen asiakkaan ja eläimen nimi
- Laboratoriolaitteilel potilaan laboratoriotuloksia sisältäen asiakkaan ja eläimen nimi
Tietoja säilytetään niin kauan, kuin Länkivet Oy:n ja asiakkaan välillä katsotaan olevan asiakassuhde. Lain eläinlääkärin ammatinharjoittamisesta 6/EEO/2000 mukaan eläinlääkärillä on velvollisuus säilyttää potilastietoja vähintään kolmen vuoden ajan viimeisen eläintä kosken merkinnän tekemisestä potilaskortistoon. Kirjanpitolain mukaan laskutustiedot tulee säilyttää kuusi vuotta.
Säännönmukaiset tietolähteet
Suurin osa rekisterin tiedoista kerätään asiakkaalta itseltään ja jossain tapauksissa muilta osapuolilta (esimerkiksi luotto – ja vakuutustiedot). Lisäksi tietoja voidaan kerätä erilaisten palveluiden käytön yhteydessä ja markkinointitoimenpiteiden yhteydessä. Asiakkaan pyynnöstä tai luvalla potilastietoja saadaan muilta eläinlääkäreiltä.
Henkilötietojen siirtäminen ja luovuttaminen
Rekisterin pitäjä ei tee säännönmukaisia luovutuksia ulkopuolisille tahoille. Eläimen omistajan tai haltijan koko nimi ja yhteystiedot luovutetaan vastaanottaja-apteekille omistajan tai haltijan pyynnöstä tapahtuvaan puhelinlääkemääräykseen (EU:n eläinlääkeasetus (EU) 2019/6 artikla 105)
Tietoja voidaan kuitenkin luovuttaa diagnostisessa merkityksessä yhteistyötahoille, kuten laboratoriolle, pätevästä syystä viranomaisille, perintä – ja vakuutusyhtiöille, mikäli asiakkaalla ja vakuutusyhtiöllä on sopimus keskenään ja asiakas hakee lemmikkinsä hoitoon liittyen korvausta vakuutusyhtiöltä. Kirjanpidon vaatimia henkilötietoja luovutetaan Länkivet Oy:n käyttämälle tilitoimistolle. Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.
Rekisten suojauksen periaatteet
Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Laitteiston tietoturvasta huolehditaan asiaankuuluvasti (henkilökohtaiset kirjautumistunnukset) silloin, kun rekisteritietoja säilytetään Internet-palvelimella (potilasohjelmisto). Länkivet Oy huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja sekä palvelimien käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain klinikan työntekijöiden toimesta. Rekisteriä ylläpitää teknisesti Terakuu Oy.
Tarkastusoikeus
Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää kirjallisesti Länkivet Oy:lle. Länkivet Oy voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä.
Muut rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on oikeus kieltää häntä koskevien tietojen käsittely ja luovuttaminen, tätä varten tulee rekisteröidyllä olla kirjallinen vaatimus. On kuitenkin tilanteita, Länkivet Oy:n on lain mukaan pakko luovuttaa tietoja eteenpäin. Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus henkilötietojen käsittelystä valvontaviranomaiselle.